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Post digitalisieren: Die besten Anbieter 2024

  • 12 min read

Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren immer mehr Bereiche unseres Alltags erreicht und auch das Management von Postdokumenten ist davon betroffen. Die Digitalisierung von Postprozessen bietet viele Vorteile für Unternehmen, Organisationen und vor allem auch für Privatpersonen, die ihren Alltag optimieren und zeitgemäß gestalten möchten oder vor haben auszuwandern.

In diesem Blogbeitrag möchten wir dir erklären, was es mit dem Begriff “Digitaler Postkasten” auf sich hat und was die Digitalisierung von Post ist. Wir stellen die Vor und Nachteile vor und empfehlen dir die besten Anbieter, die es in diesem Feld momentan gibt. Wir wünschen dir viel Spaß beim Lesen :)

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Wer profitiert von der Digitalisierung der Post?

Die Verwaltung von Briefen, Rechnungen, Verträgen und anderem Papierkram kann mühsam sein und viel Zeit in Anspruch nehmen. Darum ist es kein Wunder, dass di digitalisierung von Post in Form von E-Post und digitalen Briefkästen in den letzten Jahren so einen großen Zuspruch erlangt hat. Die digitale Verarbeitung von Post erleichtert erleichtert den Alltag und bietet gleichzeitig eine hohe Übersichtlichkeit und Zugänglichkeit ohne langes sortieren oder archivierne. Eine digitale Postlösung ist für jede Person geeignet, die eine schnelle, effiziente und sichere Verwaltung von Briefen und Dokumenten wünscht.

Post digitalisieren Auswandern

Gerade in Zeiten des digitalen Nomadentums und eines immer mobiler werdenden Lebensstils ist es von großem Vorteil, Post unabhängig von Ort und Zeit verwalten zu können. Wer viel auf Reisen ist und es leid ist, ständig jemanden zu bitten, den Briefkasten zu leeren und wichtige Korrespondenz zu öffnen oder nachzusenden, kann mit einer digitalen Postlösung auch unterwegs jederzeit Zugang zu seiner Post haben und verpasst so keine Fristen und Termine mehr.

Auch für Auswanderer kann ein solcher Service von großem Vorteil sein. Anstatt einen Nachsendeauftrag für die analoge Post in Auftrag zu geben, kann man Briefe einfach an einen Anbieter wie Caya oder Dogado weiterleiten, die dann die Post einscannen und in den digitalen Briefkasten hochladen.

Auf diese Weise muss man nicht länger auf wichtige Dokumente warten, die auf langen Postwegen ins Ausland verloren gehen können. Stattdessen hat man jederzeit und überall Zugang zu seiner Post und kann Briefe schnell und einfach bearbeiten und verwalten.

Unternehmen, insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen, können ebenfalls von einer digitalen Postverarbeitung profitieren. Sie können sich so besser auf ihr Kerngeschäft konzentrieren, ohne sich um die manuelle Verarbeitung von Post kümmern zu müssen. Automatisierung und Verbesserung von Workflows sind hier die Schlüsselwörter. Eine papierlose Büroverwaltung ist ein weiteres Anwendungsgebiet, bei dem die digitale Postverarbeitung zum Tragen kommt. Mit einer digitalen Lösung können wichtige Dokumente in Echtzeit an internationale Kunden weitergeleitet werden, was nicht nur Ressourcen schont, sondern auch Zeit und Kosten spart.

Digitaler Postkasten

Wie wird Post digitalisiert?

Nachdem die Post bei den Digitalisierungsanbietern angekommen ist, wird sie maschinell geöffnet und dann durch den Einsatz von hochmodernen Scannern und OCR-Softwares (Optische Zeichenerkennung) digitalisiert. Hierbei werden die Dokumente zuerst eingescannt und dann von der OCR-Software in einen maschinenlesbaren Text umgewandelt.

Die digitalisierten Dokumente werden anschließend in einem digitalen Kurz, oder Langzeit-Archiv bzw. Postkasten gespeichert, von wo aus sie jederzeit abgerufen und bearbeitet werden können. 

Wo werden die Briefe gescannt?

Briefe werden in der Regel von spezialisierten Scan-Dienstleistern oder digitalen Briefkasten-Anbietern gescannt. Diese Unternehmen haben meist moderne Scan-Technologie, wie OCR-Softwares, sowie die notwendige Infrastruktur, um große Mengen an Post schnell und effizient zu digitalisieren. Die gescannten Dokumente werden dann in einem digitalen Postkasten hochgeladen, der von den Kunden über eine Online-Plattform oder eine mobile App zugänglich ist.

Wie funktioniert ein digitaler Briefkasten?

Die funktionsweise eines digitalen Briefkastens ist ganz gut mit der Funktionsweise deines Email-Postfachs vergleichbar. Es ist eine Plattform oder App, über die du Post elektronisch empfangen und verwalten kannst.

Deine Original Post wird dem Anbieter deiner Wahl zugestellt und dort gescannt und in einer digitalen Form hochgeladen, auf die du einfach online zugreifen kannst. Das bedeutet, dass du deine Eingangspost jederzeit und von jedem Ort der Welt aus einsehen, bearbeiten und archivieren kannst. Die Vorteile eines digitalen Postfachs sind z. B. eine einfachere Organisation und Verwaltung deiner Post sowie eine höhere Flexibilität und Mobilität.

Vor und Nachteile von digitalen Briefkästen

Wie jede Technologie hat auch die Digitalisierung von Post ihre Vor- und Nachteile. Wir haben hier einige der wichtigsten Punkte aufgelistet.

Digitaler Briefkasten

Vorteile Post digitalisieren:

  • Bequemlichkeit: Du hast jederzeit und von überall auf deine Post zugreifen kannst. Du musst dich nicht mehr an bestimmte Öffnungszeiten halten und hast auch von unterwegs Zugriff auf deine wichtigen Dokumente. Du sparst Zeit und Energie, da du nicht mehr deine tägliche Briefpost überprüfen musst. Selbst, wenn du auf Reisen bist, wirst du über jede Zustellung und jede Sendung informiert.
  • Zeitersparnis: Du sparst Zeit und Energie, da du nicht mehr den Briefkasten regelmäßig überprüfen oder nachgehende Post einholen musst.
  • Zugänglichkeit: Mit einem digitalen Briefkasten Hast du jederzeit und überall Zugang zu wichtigen Dokumenten, solange du eine Internetverbindung hast. Du kannst deine Post einfacher organisieren und sortieren, da alles an einem zentralen Ort zusammengefasst wird.
  • Sicherheit: Digitale Briefkästen sind in der Regel sicherer als physische Briefkästen, da sie mit fortschrittlichen Sicherheitstechnologien geschützt sind und Dokumente digital verschlüsselt gespeichert werden. Deine Post geht nicht mehr verloren oder kann nicht mehr beschädigt werden, da alles digital gespeichert wird.
  • Papierreduktion: Durch die Verwendung von digitalen Briefkästen wird weniger Papier verbraucht, was sowohl für die Umwelt als auch für den Geldbeutel vorteilhaft ist.

Nachteile Post digitalisieren:

  • Abhängigkeit von der Technologie: Um digitale Briefkästen zu nutzen, benötigst du einen stabilen und zuverlässigen Internetzugang sowie ein digitales Gerät wie einen Computer oder ein Smartphone. Du kannst auf technische Probleme stoßen, wenn etwas mit deinem Gerät oder deiner Internetverbindung nicht funktioniert.
  • Kosten: Digitale Briefkästen können eine monatliche Gebühr erforden, abhängig von den Leistungen und Funktionen, die Sie benötigen.
  • Technisches Know-how: Um digitale Briefkästen effektiv zu nutzen, ist es manchmal erforderlich, ein gewisses technisches Verständnis und Know-how zu besitzen. Du musst dich an eine bestimmte Technologie gewöhnen und dich möglicherweise in eine neue Plattform einarbeiten.  
  • Datenschutz: Obwohl digitale Briefkästen in der Regel sicher sind, besteht immer ein gewisses Risiko, dass persönliche Daten durch Hackerangriffe oder andere Bedrohungen gefährdet werden können.
Post scannen lassen

Wir stellen fest, dass die Digitalisierung von Briefkästen auf der einen Seite eine tolle Möglichkeit ist, bestehende Prozesse zu automatisieren und die Effizienz zu verbessern. Auf der anderen Seite kann es jedoch eine Einschränkung sein, dass man sich an eine bestimmte Technologie und Workflow gewöhnen muss. Außerdem vermissen manche Menschen möglicherweise die das Empfangen von Analoger Post.

Letztendlich hängt es von deinen persönlichen Vorlieben und Bedürfnissen ab, ob du die Integration eines digitalen Briefkastens in dein Leben als Chance oder als Einschränkung siehst. Es ist wichtig, die Vor- und Nachteile abzuwägen, bevor du dich für oder gegen einen digitalen Posteingang entscheidest.

Post scannen lassen: Die besten Anbieter 2024

Wer auf der Suche nach einem zuverlässigen Anbieter für das Scannen von Post ist, wird schnell auf die Namen Caya und Dogado stoßen. Beide Unternehmen haben sich auf die Digitalisierung von Briefpost spezialisiert und bieten ihren Kunden einen zuverlässigen und einfachen Service.

  • Dogado ist ein etabliertes Unternehmen, das bereits seit 2001 im Markt ist. Es ist bekannt für seine hochwertigen Cloud-Lösungen und digitalen Dienstleistungen im Bereich digitale Transformation. Mit der Einführung des digitalen Briefkastens hat Dogado sein Portfolio erweitert und bietet nun auch eine effiziente Lösung für die Digitalisierung von Briefpost an.
  • Caya ist ein junges Unternehmen, das 2017 in Berlin gegründet wurde. Seitdem hat es sich zu einem der führenden Anbieter im Bereich der Postdigitalisierung entwickelt. Mit einem sicheren digitalen Briefkasten und einem erfahrenen Team an Scann-Spezialisten bietet Caya seinen Kunden eine zuverlässige und effiziente Lösung für die Verwaltung von Briefpost.

Beide Anbieter haben ihre Stärken und bieten einen hervorragenden Service. Die Wahl des richtigen Anbieters hängt letztendlich von deinen persönlichen Bedürfnissen und Vorlieben ab. Es ist jedoch sicher, dass du mit Caya oder Dogado eine gute Wahl treffen wirst. Wir möchten nun beide anbieter noch etwas ausführlicher vorstellen.

Post online empfangen mit Dogado

Briefe digitalisieren

Auch Dogado bietet als etablierter Anbieter eine fortschrittliche Lösung in Sachen Postdigitalisierung. Das Unternehmen wurde von erfahrenen Gründern ins Leben gerufen, die sich auf die Digitalisierung von Geschäftsprozessen spezialisiert haben. So nutzt Dogado auch für die Postdigitalisierung fortschrittliche Technologien, um Briefe und Post schnell und sicher zu scannen. Einmal digitalisiert, stehen die Briefe und Dokumente in einem übersichtlichen und sicheren Online-Bereich zur Verfügung. Mit Dogado sparst du nicht nur Zeit, sondern hast auch jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Dokumente, egal wo du bist.

Dogado bietet eine intuitive Bedienung, eine einfache Integration in bestehende Systeme und eine hohe Sicherheit für deine Daten. So kannst du dich ganz auf deine Arbeit konzentrieren, ohne dich um den Umgang mit Papierpost kümmern zu müssen.

Der Digitalisierungsprozess bei Dogado

Bei Dogado wird der Digitalisierungsprozess von deiner Post auf eine einfache und bequeme Art und Weise durchgeführt. Deine Post wird täglich über eine Weboberfläche oder per App zugänglich gemacht. Speziell entwickelte Maschinen öffnen deine Post automatisch und scannen sie anschließend ein, um sie dir online bereitzustellen. Die Post wird über einen Nachsendeauftrag an Dogado weitergeleitet und durch hochwertiges Scanning digital erfasst. In einem übersichtlichen Web-Viewer oder in der dazugehörigen App kannst du deine Dokumente bequem einsehen und durchblättern. Durch eine schnelle Volltextsuche musst du nicht länger deinen Papierkram durchsuchen, um das gewünschte Dokument zu finden.

Datenschutz wird bei Dogado groß geschrieben

Dogado legt großen Wert auf den Schutz deiner Daten. Alle technischen und organisatorischen Maßnahmen werden in Übereinstimmung mit der DSGVO umgesetzt und deine Firmenpost oder private Post wird in prüfungssicheren Archiven aufbewahrt. Diese Archive sind mit Videoüberwachung, Regalsprinklern, Alarm- und Feuermeldesystemen ausgestattet und garantieren so maximale Sicherheit.

Die physischen Originale werden 90 Tage lang aufbewahrt und dann gesetzeskonform vernichtet. Deine Daten werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren gehostet und unter Einhaltung der höchsten Datenschutzrichtlinien verarbeitet.

Post online empfangen mit Caya 

Caya hat heute über 50 Mitabeitende und empfängt Post von mehr als 20.000 Kundinnen und Kunden. Das Unternehmen nutzt moderne Technologien, um die Post ihrer Kunden zu digitalisieren. Dies beginnt mit der Einrichtung eines digitalen Briefkastens für jeden Kunden, der dann an die reale Anschrift des Unternehmens weitergeleitet wird. Die Post wird dann von Caya gescannt und in einem digitalen Format gespeichert, das leicht zugänglich und durchsuchbar ist.

Post digitalisieren lassen

Die digitalisierten Briefe können dann über das Caya Cockpit von jedem Ort aus zugänglich gemacht werden, und Kunden können ihre Briefe direkt in der App organisieren und bearbeiten. Caya nutzt maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz, um wichtige Informationen aus den Briefen zu extrahieren und automatisch zu kategorisieren, um eine einfachere Verwaltung und Verarbeitung zu ermöglichen.

Dank Caya können Kunden Zeit und Ressourcen sparen, indem sie ihre Geschäftsprozesse oder ihren Alltag automatisieren und sich vollständig auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Laut Feedback von Kunden ist Caya ein Wendepunkt, der ihnen ermöglicht, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren

Wie digitalisiert Caya die Post?

Im Digitalisierungsprozess bei Caya werden die Briefe und Dokumente erst einmal nach Formaten sortiert und maschinell geöffnet. Dann werden sie aus dem Umschlag entnommen und für das Scannen vorbereitet. Anschließend werden sie von den hochmodernen Produktionsscannern innerhalb von Millisekunden digitalisiert.

Die digitalisierten Briefe und Dokumente werden zunächst in einem internen Kurzzeitarchiv eingelagert, bevor entschieden wird, ob sie vernichtet, an die Kunden gesendet oder ins Langzeitarchiv überführt werden sollen.

Zum Abschluss des Digitalisierungsprozesses steht die Übermittlung der digitalisierten Dokumente an die Kunden. Hierfür stehen bei Caya mehrere Optionen zur Verfügung, wie das Caya Document Cockpit, ein FTP-Server, per E-Mail oder über integrierte Systeme.

Fazit: Briefpost digitalisieren

Die digitale Archivierung von Briefpost hat sowohl für Unternehmen als auch für Privatpersonen viele Vorteile. Sie bietet nicht nur mehr Übersicht und Organisation, sondern auch mehr Sicherheit im Vergleich zur herkömmlichen Lagerung von Dokumenten. Dogado und Caya bieten eine praktische und einfache Lösung für die digitale Archivierung von Briefpost.

Besonders für Menschen, die ins Ausland auswandern, kann die digitale Archivierung von Briefpost ein großer Vorteil sein, da sie unabhängig von ihrem neuen Wohnsitz auf ihre Dokumente zugreifen können. So sparen sie sich einen Nachsendeauftrag einzurichten, bei welchem physische Post ins Ausland versendet wird. Außerdem müssen sie sich keine Sorgen machen, dass ihre wichtigen Dokumente auf dem langen Postweg verloren gehen oder beschädigt werden, da sie digital sicher aufbewahrt werden.

Insgesamt ist die digitale Archivierung von Briefpost eine praktikable und vorteilhafte Alternative zur traditionellen Dokumentenaufbewahrung. Sie ist eine bequeme Möglichkeit, die eigene Briefpost sicher und zugänglich zu archivieren, und bietet eine einfache Lösung für Unternehmen oder Menschen, die viel reisen oder ins Ausland auswandern.

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Autor

Louisa ist für die Erstellung und Übernahme von schriftlichen Inhalten auf unserer Website verantwortlich. Content Kuration und Webdesign liegen in ihrem Verantwortungsbereich.