Post digitalisieren: die besten Anbieter 2024

Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren immer mehr Bereiche unseres täglichen Lebens erfasst – auch das Postmanagement gehört dazu. Für Unternehmen, Organisationen und vor allem für Privatpersonen, die ihren Alltag optimieren, modernisieren oder ins Ausland umziehen möchten, bietet die Digitalisierung der Post zahlreiche Vorteile.

In diesem Blogbeitrag erklären wir, wie man seine Post digitalisiert und wie ein digitaler Briefkasten funktioniert. Wir beleuchten die Vor- und Nachteile und empfehlen die derzeit besten Anbieter in diesem Bereich. Wenn du unseren Service direkt buchen möchtest, klicke hier.

Wie profitiere ich von einem digitalen Briefkasten?

Das Verwalten von Briefen, Rechnungen, Verträgen und anderen Dokumenten in Papierform ist oft zeitaufwändig und mühsam. Kein Wunder, dass sich die digitale Post in Form von E-Post und digitalen Briefkästen immer größerer Beliebtheit erfreut. Mit einem digitalen Briefkasten kann die Post digitalisiert und der Alltag erheblich erleichtert werden.

Die digitale Organisation der Post bietet ein hohes Maß an Übersichtlichkeit und Zugänglichkeit, ohne lästiges Sortieren oder Archivieren. Sie ist ideal für alle, die ihre Post schnell, effizient und sicher verwalten wollen.

Besonders in Zeiten der digitalen Nomaden und eines immer mobileren Lebensstils ist die orts- und zeitunabhängige Verwaltung der Post ein großer Vorteil.

Wer viel unterwegs ist und nicht ständig jemanden bitten möchte, den Briefkasten zu leeren, kann mit einer digitalen Postlösung seine Geschäftspost digitalisieren und von unterwegs darauf zugreifen, um keine Fristen oder Termine zu verpassen.

Auch für Auswanderer ist ein solcher Service besonders hilfreich. Statt die Post manuell nachsenden zu lassen, kann man sie über unseren digitalen Briefkasten oder andere Anbieter wie Dogado oder Caya und direkt in den digitalen Briefkasten hochladen.

So gehen wichtige Dokumente nicht auf dem langen Postweg ins Ausland verloren. Du hast jederzeit und überall Zugriff auf deine Post und kannst sie effizient bearbeiten und verwalten.

Auch Unternehmen, insbesondere KMU, und Freiberufler profitieren vom digitalen Briefkasten. Ohne sich um die manuelle Postbearbeitung kümmern zu müssen, können sie sich besser auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Die Automatisierung und Verbesserung von Arbeitsabläufen sowie die papierlose Büroverwaltung sind entscheidende Vorteile, die ein digitaler Briefkasten bietet.

Wie wird Post digitalisiert?

Sobald die Post bei den Anbietern für Post-Digitalisierung eingetroffen ist, wird sie maschinell geöffnet. Mit modernen Scannern und OCR-Software (Optical Character Recognition) werden die Dokumente gescannt und in maschinenlesbaren Text umgewandelt. Diese Technologien und die entsprechende Infrastruktur ermöglichen eine schnelle und effiziente Digitalisierung großer Postmengen bei gleichzeitig hoher Datensicherheit. Die digitalisierte Post wird in einem digitalen Archiv oder Briefkasten gespeichert, von wo aus sie jederzeit abgerufen und bearbeitet werden kann.

Ob du deine Post privat digitalisieren möchtest oder geschäftliche Post digitalisieren musst – diese Verfahren bieten eine komfortable Lösung. Durch diese Möglichkeit, behältst du deine Korrespondenz stets im Blick, egal wo du dich befindest.

Wie funktioniert ein digitaler Briefkasten?

Ein digitales Postfach funktioniert ähnlich wie ein E-Mail-Postfach. Es handelt sich um eine Plattform oder App, mit der du deine Post digitalisieren und elektronisch verwalten kannst.

Die physische Post wird an den Dienstleister deiner Wahl weitergeleitet, eingescannt und digital hochgeladen, so dass du von überall online darauf zugreifen kannst. Du kannst deine Post jederzeit einsehen, bearbeiten und archivieren. Bei vielen Dienstleistern ist es auch möglich, die Originale anzufordern. Unser Service bietet dir darüber hinaus persönliche Beratung und verschiedene Pakete für jeden Bedarf und Geldbeutel.

Post digitalisieren: Vor- und Nachteile digitaler Briefkästen

Wie jede Technologie bringt auch die Digitalisierung der Post Vor- und Nachteile mit sich. Hier sind einige der wichtigsten Punkte:

Vorteile:

• Bequemlichkeit: Mit einem digitalen Briefkasten hast du jederzeit und überall Zugriff auf deine Post. Du bist nicht mehr an Öffnungszeiten gebunden und hast wichtige Dokumente auch unterwegs im Blick. Der tägliche Blick in den Briefkasten entfällt – das spart Zeit und Nerven.
• Zeitersparnis: Deine Post ist sofort digital verfügbar, ohne dass du sie nachsenden lassen musst. Die manuelle Kontrolle des Briefkastens entfällt.
• Zugänglichkeit: Die Digitalisierung der Post erleichtert die Organisation. Alles wird zentral gespeichert und ist mit einem Internetzugang überall abrufbar.
• Sicherheit: Digitale Briefkästen sind durch moderne Sicherheitstechnologien geschützt. Dokumente werden verschlüsselt gespeichert, so dass die Post weder verloren gehen noch beschädigt werden kann.
• Papierreduktion: Durch die Digitalisierung der Post wird der Papierverbrauch reduziert, was die Umwelt schont und Kosten spart.

Nachteile:

• Technologieabhängigkeit: Eine stabile Internetverbindung und ein digitales Gerät sind erforderlich. Technische Probleme können auftreten, wenn das Gerät oder die Verbindung nicht funktioniert.
• Kosten: Für digitale Briefkästen fallen oft monatliche Gebühren an, die je nach gewünschten Funktionen und Diensten variieren.
• Technisches Know-how: Um die Plattform effektiv nutzen zu können, ist technisches Know-how erforderlich. Der Umgang mit neuen Plattformen und Workflows kann eine Lernkurve erfordern.
• Datenschutz: Trotz hoher Sicherheitsstandards besteht immer ein Restrisiko, dass persönliche Daten durch Cyberangriffe gefährdet werden können.
• Evtl. Empfangsbeschränkungen: Einige Anbieter stellen keine zustellfähige Adresse zur Verfügung, so dass behördliche Post unter Umständen nicht korrekt weitergeleitet werden kann.

Die Digitalisierung der Post bietet im Allgemeinen eine effiziente und automatisierte Alternative zur physischen Post. Die Entscheidung hängt letztlich von den individuellen Bedürfnissen und Präferenzen ab.

*Eine ladungsfähige Adresse ist eine Wohn- oder Geschäftsadresse, die rechtlich als Zustellort für offizielle und gerichtliche Dokumente anerkannt ist.

„Insbesondere, wenn du nur für einige Monate im Ausland unterwegs bist, kann es hilfreich sein, weiterhin eine deutsche Anschrift zu haben. Mit diesen Anbietern wird deine Post digitalisiert, sodass du auch unterwegs nichts verpasst.“

– Oliver Frankfurth

Digitaler Briefkasten mit ladungsfähiger deutscher Adresse – Ideal für Unternehmer und Selbstständige

Unsere zuverlässigen Partner von CS Reloc bieten einen digitalen Briefkasten mit ladungsfähiger deutscher Adresse, der speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmern und Freiberuflern zugeschnitten ist. Mit persönlichem Service und langjähriger Erfahrung garantieren die Experten einen sicheren Umgang mit Daten und eine reibungslose Abwicklung der Behördenpost. Wer also eine ladungsfähige Geschäftsadresse benötigt, ist hier bestens aufgehoben.

Post-zu-Scan: Die besten Anbieter 2024

Wer auf der Suche nach einem zuverlässigen Anbieter für die Digitalisierung seiner Post ist, stößt schnell auf die Namen Dogado und Caya. Beide Unternehmen haben sich auf die Digitalisierung von Briefpost spezialisiert und bieten ihren Kunden einen unkomplizierten und sicheren Service.

• Dogado ist ein etabliertes Unternehmen, das bereits seit 2001 auf dem Markt ist. Bekannt für seine hochwertigen Cloud-Lösungen und Dienstleistungen im Bereich der digitalen Transformation hat Dogado sein Angebot um einen digitalen Briefkasten erweitert. Damit bietet das Unternehmen nun auch eine effiziente Lösung zur Digitalisierung von Geschäftspost an.
• Caya, ein junges Berliner Unternehmen, wurde 2017 gegründet und hat sich seitdem zu einem der führenden Anbieter im Bereich der Postdigitalisierung entwickelt. Mit einem sicheren digitalen Postfach und einem erfahrenen Team von Digitalisierungsspezialisten bietet Caya eine zuverlässige Lösung für das Postmanagement.

Beide Anbieter bieten einen hervorragenden Service. Für welchen Anbieter du dich entscheidest, hängt letztlich von deinen individuellen Bedürfnissen ab. Sicher ist jedoch, dass du mit Caya oder Dogado gut beraten bist, wenn du deine Post digitalisieren möchtest. Im Folgenden stellen wir die beiden Anbieter näher vor.

Post digitalisieren mit Dogado

Dogado ist ein etablierter Anbieter einer fortschrittlichen Lösung für die Digitalisierung von Post. Das Unternehmen wurde von erfahrenen Gründern aufgebaut, die sich auf die Digitalisierung von Geschäftsprozessen spezialisiert haben. Auch bei der Postdigitalisierung setzt Dogado auf modernste Technologien, um Briefe und Dokumente schnell und sicher zu digitalisieren. Nach der Digitalisierung stehen die Dokumente in einem übersichtlichen und sicheren Online-Bereich zur Verfügung. Mit Dogado sparst du nicht nur Zeit, sondern hast auch jederzeit und überall Zugriff auf alle wichtigen Dokumente.

Dogado überzeugt durch intuitive Bedienung, einfache Integration in bestehende Systeme und hohe Datensicherheit. So kannst du dich auf deine Arbeit konzentrieren, während du deine Geschäftspost digitalisierst und dich nicht mehr um die lästige Papierpost kümmern musst.

Der Digitalisierungsprozess bei Dogado

Die Digitalisierung deiner Post bei Dogado ist einfach und bequem. Deine Post wird täglich über ein Webinterface oder eine App zur Verfügung gestellt. Speziell entwickelte Maschinen öffnen und scannen deine Briefe automatisch und stellen sie dir online zur Verfügung. Die Post wird per Nachsendeauftrag direkt an Dogado weitergeleitet und durch hochwertiges Scannen digital erfasst.

In einem übersichtlichen Webviewer oder in der dazugehörigen App kannst du deine Dokumente bequem einsehen und durchblättern. Die schnelle Volltextsuche erspart dir das mühsame Suchen nach dem gewünschten Dokument. So wird das Scannen der Post mit Dogado zu einer einfachen und effizienten Lösung.

Datenschutz wird bei Dogado großgeschrieben

Der Schutz deiner Daten hat bei Dogado höchste Priorität. Alle technischen und organisatorischen Maßnahmen werden vollständig gemäß der DSGVO umgesetzt. Deine Firmen- oder Privatpost wird in revisionssicheren Archiven aufbewahrt, die mit Videoüberwachung, Regalsprinklern, Alarm- und Brandmeldesystemen ausgestattet sind – das garantiert maximale Sicherheit.

Die physischen Originale werden 90 Tage aufbewahrt und anschließend gesetzeskonform vernichtet. Deine digitalisierten Daten werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren gehostet und nach höchsten Datenschutzrichtlinien verarbeitet. So kannst du deine Post digitalisieren lassen, ohne Kompromisse bei der Sicherheit eingehen zu müssen.

Post digitalisieren mit Caya

Caya beschäftigt heute über 50 Mitarbeitende und verarbeitet die Post von mehr als 20.000 Kundinnen und Kunden. Das Unternehmen setzt moderne Technologien ein, um die Post zu digitalisieren und den Alltag der Kundinnen und Kunden effizienter zu gestalten.

Der Prozess beginnt mit der Einrichtung eines digitalen Briefkastens für jede Kundin und jeden Kunden, der an die reale Adresse des Unternehmens weitergeleitet wird. Die Post wird dann von Caya gescannt und in einem digitalen Format gespeichert, das leicht zugänglich und durchsuchbar ist.

Über das Caya Cockpit können die digitalisierten Briefe von jedem Ort aus abgerufen werden. Die Kundinnen und Kunden haben die Möglichkeit, ihre Post direkt in der Anwendung zu organisieren und zu bearbeiten. Caya nutzt maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz, um wichtige Informationen aus den Briefen zu extrahieren und automatisch zu kategorisieren.

Mit Caya können Kunden Zeit und Ressourcen sparen, indem sie ihre Geschäftspost digitalisieren und ihre Prozesse automatisieren. Laut Kundenfeedback ist Caya ein echter Wendepunkt, der es ermöglicht, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und die Verwaltung der Post effizient zu gestalten.

Wie digitalisiert Caya die Post?

Im Digitalisierungsprozess bei Caya werden die Briefe und Dokumente zunächst nach Formaten sortiert und maschinell geöffnet. Anschließend werden sie aus den Umschlägen entnommen und für das Scannen vorbereitet. Modernste Produktionsscanner digitalisieren die Dokumente innerhalb von Millisekunden.

Die digitalisierten Briefe werden zunächst in einem internen Kurzzeitarchiv gespeichert. Je nach Kundenwunsch wird dann entschieden, ob die Originale vernichtet, an den Kunden zurückgeschickt oder in ein Langzeitarchiv überführt werden.

Am Ende des Digitalisierungsprozesses stehen verschiedene Übertragungsmöglichkeiten zur Verfügung: Die Dokumente können über das Caya Document Cockpit, einen FTP-Server, per E-Mail oder über integrierte Systeme an den Kunden übermittelt werden. So bleibt das Digitalisieren von Post einfach und flexibel.

Fazit: Post digitalisieren – Digitaler Briefkasten

Die digitale Archivierung der Post bietet sowohl für Unternehmen als auch für Privatpersonen zahlreiche Vorteile. Sie ermöglicht eine bessere Übersicht und Organisation sowie eine höhere Sicherheit als die herkömmliche Aufbewahrung von Dokumenten. Anbieter wie Dogado und Caya bieten praktische und einfache Lösungen für die Digitalisierung der Post.

Gerade für Auswanderer ist die digitale Archivierung der Post ein großer Vorteil. Unabhängig vom neuen Wohnort können sie jederzeit auf ihre Dokumente zugreifen. Ein Nachsendeauftrag ins Ausland, bei dem die physische Post oft verloren geht oder beschädigt wird, entfällt. Die digitalisierten Dokumente sind sicher gespeichert und jederzeit verfügbar.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Postdigitalisierung eine komfortable und zukunftssichere Alternative zur herkömmlichen Aufbewahrung von Dokumenten darstellt. Sie bietet eine bequeme Möglichkeit, Briefpost sicher und zugänglich zu archivieren – ideal für Unternehmen, Vielreisende oder Menschen, die ins Ausland ziehen.