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Post digitalisieren: Die besten Anbieter 2024

  • 10 min read

Die Digitalisierung hat in den vergangenen Jahren in immer mehr Bereichen unseres Alltags Einzug gehalten und auch das Management von Postdokumenten ist Teil dieser Entwicklung. Für Unternehmen, Organisationen und vor allem für Privatpersonen, die ihren Alltag optimieren und modernisieren möchten oder auswandern wollen, bietet die Digitalisierung der Postprozesse viele Vorteile.

In diesem Blogbeitrag möchten wir erklären, was es mit der Digitalisierung der Post auf sich hat und wie ein Digitaler Briefkasten funktioniert. Wir zeigen Vor- und Nachteile auf und empfehlen dir die besten Anbieter, die es derzeit in diesem Bereich gibt. Wenn du direkt unseren Service dazu buchen möchtest, klicke hier.

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Wie profitiere ich von einem digitalen Briefkasten?

Die Verwaltung von Briefen, Rechnungen, Verträgen und anderen Dokumenten in Papierform kann zeitaufwendig und mühsam sein. Kein Wunder also, dass die digitale Post in Form von E-Post und digitalen Briefkästen in den letzten Jahren immer beliebter geworden ist. Mit ihrer Hilfe kann der Alltag erheblich erleichtert werden. Die digitale Postverwaltung bietet ein hohes Maß an Übersichtlichkeit und Zugänglichkeit, ohne mühsames Sortieren oder Archivieren. Sie eignet sich für alle, die ihre Post und Dokumente schnell, effizient und sicher verwalten wollen.

Post digitalisieren Auswandern

Gerade im Zeitalter der digitalen Nomaden und eines immer mobileren Lebensstils ist die orts- und zeitunabhängige Verwaltung der Post ein großer Vorteil. Wer viel unterwegs ist und nicht ständig jemanden bitten möchte, den Briefkasten zu leeren, kann mit einer digitalen Postlösung von unterwegs auf seine Post zugreifen und verpasst keine Fristen oder Termine.

Auch für Auswanderer ist ein solcher Service hilfreich. Statt die Post manuell nachsenden zu lassen, können Briefe über unseren digitalen Briefkasten oder die Dienste anderer Anbieter wie Dogado oder Caya weitergeleitet, eingescannt und in den digitalen Briefkasten hochgeladen werden. So gehen wichtige Dokumente nicht auf dem langen Postweg ins Ausland verloren. Man hat immer und überall Zugriff auf seine Post und kann sie effizient bearbeiten und verwalten.

Auch Unternehmen, insbesondere KMU, und Freiberufler profitieren vom digitalen Postfach. Ohne sich um die manuelle Postbearbeitung kümmern zu müssen, können sie sich so besser auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Automatisierung und Verbesserung der Arbeitsabläufe sind hier ausschlaggebend. Die papierlose Büroverwaltung ist ein weiteres Anwendungsgebiet, in dem der digitale Briefkasten glänzt. Dokumente können in Echtzeit an internationale Kunden weitergeleitet werden, was Ressourcen schont, Zeit spart und Kosten senkt.

Digitaler Postkasten

Wie wird Post digitalisiert?

Nachdem die Post bei den Digitalisierungsanbietern eingegangen ist, wird sie maschinell geöffnet. Mithilfe moderner Scanner und OCR-Software (optische Zeichenerkennung) werden die Dokumente zunächst eingescannt und dann von der Software in maschinenlesbaren Text umgewandelt. Diese und die Infrastruktur zur schnellen und effizienten Digitalisierung großer Postmengen erhöhen die Datensicherheit. Die digitalisierten Dokumente werden in einem digitalen Archiv oder Briefkasten gespeichert. Von dort aus können sie jederzeit abgerufen und bearbeitet werden.

Wie funktioniert ein digitaler Briefkasten?

Ein digitales Postfach funktioniert ähnlich wie ein E-Mail-Postfach. Es handelt sich um eine Plattform oder App, mit der du deine Post elektronisch empfangen und verwalten kannst.

Die physische Post wird an den Dienstleister deiner Wahl weitergeleitet, eingescannt und digital hochgeladen, sodass du von überall online darauf zugreifen kannst. So kannst du deine eingehende Post jederzeit einsehen, bearbeiten und archivieren. Bei vielen Anbietern kannst du auch deine Originale anfordern. Unser Service bietet außerdem persönliche Beratung und verschiedene Pakete für jeden Bedarf und Geldbeutel.

Post digitalisieren: Vor- und Nachteile digitaler Briefkästen

Wie jede Technologie hat auch die Digitalisierung der Post Vor- und Nachteile. Hier einige der wichtigsten Punkte:

Vorteile:

  • Bequemlichkeit: Du kannst jederzeit und von überall auf deine Post zugreifen. Du bist nicht mehr an Öffnungszeiten gebunden und hast wichtige Dokumente auch unterwegs im Blick. Du sparst Zeit und Nerven, weil du nicht mehr täglich den Briefkasten kontrollieren musst.
  • Zeitersparnis: Kein regelmäßiges Kontrollieren des Briefkastens und kein Nachsenden mehr. Deine Post ist sofort digital verfügbar.
  • Zugänglichkeit: Die Post lässt sich leichter organisieren und sortieren, da alles zentral gespeichert wird. Ein Internetanschluss genügt, um von überall darauf zugreifen zu können.
  • Sicherheit: Digitale Postfächer sind durch moderne Sicherheitstechnologien geschützt. Dokumente werden verschlüsselt gespeichert, so dass die Post weder verloren gehen noch beschädigt werden kann.
  • Papierreduktion: Die digitale Post reduziert den Papierverbrauch und schont damit die Umwelt und spart Kosten.

Nachteile:

  • Technologieabhängigkeit: Eine stabile Internetverbindung und ein digitales Gerät sind erforderlich. Technische Probleme können auftreten, wenn etwas mit dem Gerät oder der Verbindung nicht funktioniert.
  • Kosten: Für digitale Briefkästen fallen oft monatliche Gebühren an, die von den gewünschten Funktionen und Diensten abhängen.
  • Technisches Know-how: Für eine effektive Nutzung ist technisches Know-how, wie das Öffnen und Navigieren einer Webseite erforderlich. Neue Plattformen und Arbeitsabläufe können eine Lernkurve erfordern.
  • Datenschutz: Trotz hoher Sicherheitsstandards besteht das Risiko, dass persönliche Daten durch Cyberangriffe gefährdet werden.
  • Evtl. Empfangsbeschränkungen: Viele Anbieter können keine ladungsfähige Adresse* bereitstellen. Das heißt, dass behördliche Post eventuell nicht weitergeleitet oder zugestellt werden kann.

Insgesamt bietet die Digitalisierung von Postfächern eine effiziente und automatisierte Alternative zur physischen Post. Die Entscheidung hängt letztlich von den persönlichen Präferenzen und Bedürfnissen ab.

*Eine ladungsfähige Adresse ist eine Wohn- oder Geschäftsadresse, die rechtlich als Zustellort für offizielle und gerichtliche Dokumente anerkannt ist.

Digitaler Briefkasten mit ladungsfähiger deutscher Adresse – Ideal für Unternehmer und Selbstständige

Unsere zuverlässigen Partner von CS Reloc bieten einen persönlichen Service, der individuell auf deine Bedürfnisse zugeschnitten werden kann. Dank langjähriger Erfahrung garantieren die Experten einen sicheren Umgang mit Daten und eine optimale Abwicklung von Behördenpost. Wer also eine ladungsfähige Geschäftsadresse benötigt, ist hier bestens aufgehoben.

Post-zu-Scan: Die besten Anbieter 2024

Wer auf der Suche nach einem zuverlässigen Anbieter für das Scannen von Post ist, stößt schnell auf die Namen Dogado und Caya. Beide Unternehmen haben sich auf die Digitalisierung von Briefpost spezialisiert und bieten ihren Kunden einen zuverlässigen und unkomplizierten Service.

  • Dogado ist ein etabliertes Unternehmen, das bereits seit 2001 im Markt ist. Es ist bekannt für seine hochwertigen Cloud-Lösungen und digitalen Dienstleistungen im Bereich digitale Transformation. Mit der Einführung des digitalen Briefkastens hat Dogado sein Portfolio erweitert und bietet nun auch eine effiziente Lösung für die Digitalisierung von Briefpost an.
  • Caya ist ein junges Unternehmen, das im Jahr 2017 in Berlin gegründet wurde. Seitdem hat es sich zu einem der führenden Anbieter im Bereich der Postdigitalisierung entwickelt. Mit einem sicheren digitalen Postfach und einem erfahrenen Team von Scanspezialisten bietet Caya seinen Kunden eine zuverlässige und effiziente Lösung für das Briefpostmanagement.

Beide Anbieter haben ihre Stärken und bieten einen hervorragenden Service. Die Wahl des richtigen Anbieters hängt letztlich von deinen persönlichen Bedürfnissen und Vorlieben ab. Sicher ist jedoch, dass du mit Caya oder Dogado eine gute Wahl triffst. Im Folgenden möchten wir die beiden Anbieter etwas näher vorstellen.

Post online empfangen mit Dogado

Briefe digitalisieren

Auch Dogado bietet als etablierter Anbieter eine fortschrittliche Lösung in Sachen Postdigitalisierung. Das Unternehmen wurde von erfahrenen Gründern ins Leben gerufen, die sich auf die Digitalisierung von Geschäftsprozessen spezialisiert haben. So nutzt Dogado auch für die Postdigitalisierung fortschrittliche Technologien, um Briefe und Post schnell und sicher zu scannen. Einmal digitalisiert, stehen die Briefe und Dokumente in einem übersichtlichen und sicheren Online-Bereich zur Verfügung. Mit Dogado sparst du nicht nur Zeit, sondern hast auch jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Dokumente, egal wo du bist.

Dogado bietet eine intuitive Bedienung, eine einfache Integration in bestehende Systeme und eine hohe Sicherheit für deine Daten. So kannst du dich ganz auf deine Arbeit konzentrieren, ohne dich um den Umgang mit Papierpost kümmern zu müssen.

Der Digitalisierungsprozess bei Dogado

Bei Dogado wird der Digitalisierungsprozess von deiner Post auf eine einfache und bequeme Art und Weise durchgeführt. Deine Post wird täglich über eine Weboberfläche oder per App zugänglich gemacht. Speziell entwickelte Maschinen öffnen deine Post automatisch und scannen sie anschließend ein, um sie dir online bereitzustellen. Die Post wird über einen Nachsendeauftrag an Dogado weitergeleitet und durch hochwertiges Scanning digital erfasst. In einem übersichtlichen Web-Viewer oder in der dazugehörigen App kannst du deine Dokumente bequem einsehen und durchblättern. Durch eine schnelle Volltextsuche musst du nicht länger deinen Papierkram durchsuchen, um das gewünschte Dokument zu finden.

Datenschutz wird bei Dogado großgeschrieben

Dogado legt großen Wert auf den Schutz deiner Daten. Alle technischen und organisatorischen Maßnahmen werden in Übereinstimmung mit der DSGVO umgesetzt und deine Firmenpost oder private Post wird in prüfungssicheren Archiven aufbewahrt. Diese Archive sind mit Videoüberwachung, Regalsprinklern, Alarm- und Feuermeldesystemen ausgestattet und garantieren so maximale Sicherheit.

Die physischen Originale werden 90 Tage lang aufbewahrt und dann gesetzeskonform vernichtet. Deine Daten werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren gehostet und unter Einhaltung der höchsten Datenschutzrichtlinien verarbeitet.

Post online empfangen mit Caya 

Caya hat heute über 50 Mitarbeitende und empfängt Post von mehr als 20.000 Kundinnen und Kunden. Das Unternehmen nutzt moderne Technologien, um die Post ihrer Kunden zu digitalisieren. Dies beginnt mit der Einrichtung eines digitalen Briefkastens für jeden Kunden, der dann an die reale Anschrift des Unternehmens weitergeleitet wird. Die Post wird dann von Caya gescannt und in einem digitalen Format gespeichert, das leicht zugänglich und durchsuchbar ist.

Post digitalisieren lassen

Die digitalisierten Briefe können dann über das Caya Cockpit von jedem Ort aus zugänglich gemacht werden, und Kunden können ihre Briefe direkt in der App organisieren und bearbeiten. Caya nutzt maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz, um wichtige Informationen aus den Briefen zu extrahieren und automatisch zu kategorisieren, um eine einfachere Verwaltung und Verarbeitung zu ermöglichen.

Dank Caya können Kunden Zeit und Ressourcen sparen, indem sie ihre Geschäftsprozesse oder ihren Alltag automatisieren und sich vollständig auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Laut Feedback von Kunden ist Caya ein Wendepunkt, der ihnen ermöglicht, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Wie digitalisiert Caya die Post?

Im Digitalisierungsprozess bei Caya werden die Briefe und Dokumente erst einmal nach Formaten sortiert und maschinell geöffnet. Dann werden sie aus dem Umschlag entnommen und für das Scannen vorbereitet. Anschließend werden sie von den hochmodernen Produktionsscannern innerhalb von Millisekunden digitalisiert.

Die digitalisierten Briefe und Dokumente werden zunächst in einem internen Kurzzeitarchiv eingelagert, bevor entschieden wird, ob sie vernichtet, an die Kunden gesendet oder ins Langzeitarchiv überführt werden sollen.

Zum Abschluss des Digitalisierungsprozesses steht die Übermittlung der digitalisierten Dokumente an die Kunden. Hierfür stehen bei Caya mehrere Optionen zur Verfügung, wie das Caya Document Cockpit, ein FTP-Server, per E-Mail oder über integrierte Systeme.

Fazit: Post digitalisieren – Digitaler Briefkasten

Die digitale Archivierung von Briefpost hat sowohl für Unternehmen als auch für Privatpersonen viele Vorteile. Sie bietet nicht nur mehr Übersicht und Organisation, sondern auch mehr Sicherheit im Vergleich zur herkömmlichen Lagerung von Dokumenten. Dogado und Caya bieten eine praktische und einfache Lösung für die digitale Archivierung von Briefpost.

Besonders für Menschen, die ins Ausland auswandern, kann die digitale Archivierung von Briefpost ein großer Vorteil sein, da sie unabhängig von ihrem neuen Wohnsitz auf ihre Dokumente zugreifen können. So sparen sie sich einen Nachsendeauftrag einzurichten, bei welchem physische Post ins Ausland versendet wird. Außerdem müssen sie sich keine Sorgen machen, dass ihre wichtigen Dokumente auf dem langen Postweg verloren gehen oder beschädigt werden, da sie digital sicher aufbewahrt werden.

Insgesamt ist die digitale Archivierung von Briefpost eine praktikable und vorteilhafte Alternative zur traditionellen Dokumentenaufbewahrung. Sie ist eine bequeme Möglichkeit, die eigene Briefpost sicher und zugänglich zu archivieren, und bietet eine einfache Lösung für Unternehmen oder Menschen, die viel reisen oder ins Ausland auswandern.

TEAM

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